Table of Contents
Evenimente corporate – Noi provocari generate de COVID 19
Evenimente corporate – INTRODUCERE
In cateva saptamani, peisajul global s-a schimbat enorm, iar profesionistii din industria evenimentelor corporate se confrunta acum cu nevoia stringenta de a lua rapid decizii dure. Este clar ca industria a fost puternic afectata de efectele COVID-19 (SARS-COV2). De la debutul pandemiei, sute de evenimente au fost anulate in intreaga lume, iar vestile despre anulari sau amanari au devenit normalitate. In acest scenariu neobisnuit, organizatorii de evenimente trebuie sa isi reconsidere optiunile si sa echilibreze cele doua segmente: pe de o parte, este esential sa se mentina sanatatea si siguranta personalului, a sponsorilor si a participantilor iar pe de alta parte este necesara indeplinirea obligatiilor financiare – sau cel putin pentru a minimiza pierderile cauzate de COVID 19.
Acest tip de evenimente este de o importanta vitala pentru fiecare industrie pentru ca in final poate dezvolte sau intari relatii profesionale fructoase pentru toate partile implicate. In acest articol vom mentiona cateva optiuni pe care le au la dispozitie organizatorii pentru a reduce la minim efectele pandemiei asupra evenimentelor organizate de ei. In mediul actual gestionarea crizelor ar trebui sa fie un aspect integrant al planificarii oricarui eveniment. Multi organizatori se intreaba daca evenimentul lor poate continua. Raspunsul in cele mai multe cazuri ar trebui sa fie da, indiferent daca inseamna o data ulterioara sau un alt format.
Anularea evenimentului
Am vazut deja evenimente semnificative care urmeaza acest pas. Aceasta poate sa fie modalitatea de a continua in cazul in care organizatorul nu poate garanta siguranta participantilor sau daca anticipeaza probleme logistice din cauza restrictiilor de calatorie. In aceasta situatie, toate eforturile trebuie sa se concentreze pe comunicare si atenuarea efectelor negative ale anularii. Este necesara o strategie de comunicare clara si profesionala deoarece participantilor, vorbitorilor, expozantilor, cumparatorilor cat si sponsorilor ar trebui sa li se spuna deschis motivele anularii si de ce a fost necesar acest pas. Aveti nevoie de e-mailuri adaptate, urmate de apeluri telefonice personale catre toate partile implicate.
Evenimente anulate: Mobile World Congress, IMEX, ITB Travel Trade Show, Salonul Auto de la Geneva etc.
Amanarea evenimentului
Am vazut deja cum mai multi organizatori au anuntat amanarea evenimentelor organizate de ei. Ca date au ales sfarsitul verii, toamna sau chiar primavara anului viitor. Un aspect demn de luat – amanarea nu este o decizie unilaterala si trebuie sa tina cont si de locatie, furnizori cat si de sponsori. Inainte de a continua cu amanarea evenimentului trebuie avut in calcul si raspunsul participantilor pentru ca si in aceasta situatie este greu de prezis cum va evolua situatia. Amanarea nu poate fi o optiune pentru evenimentele in care accentul este pus pe furnizarea de informatii de ultima ora sau date sensibile la timp, deoarece continutul poate sa nu fie relevant in cateva luni.
Evenimente amanate: Jocurile Olimpice, ILC International Liver Congress, Open Networking & Edge Summit etc.
Evenimente corporate virtuale
In ultimele saptamani, un numar semnificativ de intalniri si conferinte au fost regandite ca evenimente virtuale. Daca este fezabil, acest format de intalnire este probabil cea mai buna alternativa in acesta perioada. Prin natura lor, evenimentele virtuale permit prezenta indiferent de restrictiile de calatorie si faciliteaza furnizarea de informatii de ultima ora. Mai mult, acest format este perfect compatibil cu strategiile de marketing si sponsorizare a evenimentelor, permitand totodata organizatorilor sa fie pregatiti pentru orice eventualitate. Atata timp cat sunt planificate strategic folosind tehnologiile potrivite, evenimentele virtuale pot ajunge la un public mai larg decat evenimentele live traditionale.
Evenimente corporate hybrid
Acest tip de evenimente reprezinta un mix de componente live si virtuale. In acest model, un numar de oameni poate fi prezent intr-o locatie fizica, in timp ce publicul larg participa la eveniment de la distanta. Evenimentele de acest tip au mai multe avantaje: pot atrage sponsori care in alte conditii nu ar fi fost interesati de un eveniment live. Avantajul adaugat al acestui tip de evenimente hybrid este ca, la nevoie, pot fi usor modificate si transformate intr-un eveniment virtual. Pe de alta parte, logistica implicata in acest tip de evenimente este mai complexa, deoarece necesita doua tipuri de infrastructura: fizica si digitala.
Evenimentero
Daca aveti mai multe intrebari despre organizarea evenimentului companiei dumneavoastra, va rugam sa folositi formularul de contact.
Site partener: www.orangephotos.ro
